1. Berikan suatu penjelasan terhadap sistem informasi yang diterapkan di organisasi tempat saudara bekerja ditinjau dari komponen-komponen sistem.

Menurut O’Brien dan sumber internasional lainnya, ada 5 komponen yang mendasari konsep system informasi. Kelima komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Hardware
Terdiri atas mesin dan media. Mesin yang digunakan pada organisasi, seperti computer client, server, printer, scanner. Untuk media yaitu USB flash disk untuk storage yang umumnya dibagikan kepada setiap pemimpin unit kerja atau staf tertentu.
b. Software
Terdiri atas program dan prosedur. Aplikasi yang digunakan seperti kebijakan penggunaan OS Linux (beserta paket office), aplikasi online payroll, aplikasi operasional model terdistribusi dengan tipe konsolidasi otomatis via intranet berbasis web.
c. Data
Terdiri atas penggunaan database SQL dan DBF untuk pencatatan record operasional, nasabah dan payroll.
d. Network
Media komunikasi yang digunakan adalah TCP/IP untuk topologi LAN dan internet base untuk sarana antar wilayah.
e. People
Terdiri atas specialist & end user. Spesialis seperti atas system analyst, programmer dan operator yang terdapat pada lingkungan internal PERUM Pegadaian serta sebagian rekanan pembantu pengembangan aplikasi. Untuk end user yaitu setiap orang yang menggunakan system baik internal maupun eksternal (seperti pengunjung situs web korporat).

2. Pengembangan sistem informasi perlu dilakukan disebabkan oleh beberapa hal yaitu adanya ketidakberesan sistem informasi yang sedang berjalan, perubahan organisasi, dan untuk meraih peluang-peluang. Lakukan kajian terhadap permasalahan yang terjadi di sistem informasi di organisasi tempat saudara bekerja. Aspek-aspek yang dapat saudara tinjau seperti kinerja sistem, informasi yang dihasilkan, efisiensi, kontrol, ekonomis, serta pelayanan sistem. Selanjutnya ajukan saran pengembangannya.

Beberapa hal ketidakberesan telah terdeteksi seperti misalnya penggandaan record beberapa waktu terakhir untuk penggunaan aplikasi pada lingkungan kerja saya yang menyangkut data sebagai akibat dari implementasi system terdistribusi. Untuk itu, secara berkala telah diadakan perbaikan dan pengembangan system yang bersifat centralized (online). Hingga saat ini, hanya aplikasi operasional yang sedang dikembangkan menuju ke system terpusat sebagai solusi dari permasalahan yang ada. Benefit yang diperoleh apabila seluruh system telah terintegrasi dan centralized dapat berupa informasi yang lebih akurat dan tepat waktu, peningkatan kinerja system, organisasi yang lebih efektif, efisiensi operasional dan rutinitas hingga pengembangan pelayanan system yang sejalan dengan visi dan misi perusahaan

3. Dalam pengembangan sistem informasi sering digunakan perangkat lunak pembantu perancangan dan pengolahan seperti CASE tools, CAD CAM, MATLAB, SPSS. Uraikan alasan-alasan penggunaan tolls tersebut.

a. CAD (Computer Aided Design): Perangkat lunak computer yang digunakan dalam perancangan gambar seni, arsitektur dan teknik sipil untuk membantu desain perhitungan yang lebih presisi. Contoh: AutoCAD sebagai alat bantu arsitek.
b. CAM (Computer Aided Manufacturing): Perangkat lunak computer yang digunakan selama pengembangan produksi. Contoh: compiler sebagai alat bantu programmer.
c. MATLAB: Paket perangkat lunak computer yang dikhususkan bagi engineering analis untuk membantu pekerjaan dibidang scientist dan komputasi matematis serta visualisasi.
d. SPSS (Statistical Package for the Social Sciences): Aplikasi yang digunakan untuk analisis dan survey statistikal.

Tool-tool case seperti diuraikan diatas pada umumnya adalah aplikasi komputer yang digunakan dalam role sebuah system informasi mulai dari alat Bantu operasi dan bisnis, alat Bantu pembuat keputusan (decision making) serta pendukung strategic advantage.

Labels: Sistem Informasi Manajemen

Dari Bagan struktur sebuah organisasi:



1. Rantai nilai terdiri atas aktivitas nilai utama dan aktivitas nilai pendukung yang diintegrasikan oleh beberapa kaitan. Aktivitas nilai utama mencakup perolehan data administrasi, pemrosesan, serta pendistribusian yang mengidentifikasi kebutuhan dan mendapatkan informasi, dan kegiatan pelayanan yang memelihara hubungan baik dengan divisi-divisi lain yang berhubungan. Aktivitas nilai pendukung mencakup infrastruktur organisasi - pengaturan organisasional yang mempengauhi semua aktivitas utama secara umum. Selain itu ada tiga aktivitas yang dapat mempengaruhi aktivitas utama secara sendiri-sendiri atau dalam kombinasi tertentu. Model rantai nilai inilah yang menyoroti kegiatan tertentu dalam operasional organisasi dimana strategi kompetitif dan sistem informasi memiliki pengaruh yang kuat.

User relationship management berkaitan dengan pengaruh sifat antar pemakai dalam hal ini adalah pemakai pada lokasi III dengan Pusat Keuangan terhadap pemanfaatan sistem dari aspek hubungan kerja. Kepentingan yang ada diantara keduanya bisa berupa keterkaitan antara data personil dan penggajian (yang melibatkan data keuangan organisasi).

Manajemen SDM terdiri dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan, termasuk fungsi-fungsi yang dilaksanakan para Dirjen di lingkungan lokasi III dan peran yang mereka mainkan. Secara simultan, data personil tersebut juga dibutuhkan oleh Pusat Keuangan dalam hal pembayaran payroll gaji.

Kepentingan para Dirjen dalam lokasi III tetap memprioritaskan kebutuhannya dalam pengelolaan personil secara internal, sedangkan kepentingan Pusat Keuangan memiliki kewajiban untuk menyediakan informasi keuangan secara organisasional.

2. Bila masih dalam satu gedung yang sudah terkoneksi dalam LAN (Local Area Network), maka sistem yang dipakai adalah dengan solusi intranet. Bila berlainan tempat/gedung, maka untuk setup hubungan WAN (Wide Area Network) cukup dengan memanfaatkan teknologi internet. Untuk itu solusi yang dipakai adalah solusi ekstranet.
Persyaratan yang harus dipenuhi untuk model ekstranet antara lain:
a. Infrastruktur wajib yang dibutuhkan adalah komputer yang bisa terkoneksi dengan internet.
b. Infrastruktur berupa security line yang dapat diimplementasikan menggunakan VPN (Virtual Private Network) yang memvisualisasikan topologi jaringan dalam range wilayah yang luas menjadi seperti topologi lokal. Infrastruktur VPN ini juga meningkatkan aspek keamanan.

Bila tidak ditaati dari persyaratan diatas, maka resiko yang dihadapi adalah gagalnya fungsi interoperabilitas network, seperti resiko kehilangan akibat pencurian data hingga kondisi offline secara permanen.

Keuntungan dari Ekstranet :
# Informasi Akurat dan cepat
# Komunikasi antar personal dengan cepat dan akurat
# Penghematan biaya dan waktu operasional
Menghemat biaya telepon, karena pendistribusian informasi bisa dilakukan dengan sekali klik mouse komputer. Menghemat biaya tinta printing dan kertas serta biaya pengiriman, karena tak perlu mencetak laporan yang akan dikirim ke pusat. Menghemat waktu, ruang rapat dan transportasi untuk mengadaan meeting

3. Menurut saya, data dasar dari setiap fungsi dikumpulkan dari Set-A, B, C, D, F, L dan Set-Dik. Berdasar pada narasi, data pendidikan diproses pada masing-masing direktorat. Namun sebaiknya, data tersebut diproses secara tersentralisasi pada pusat Direktorat Diklat. Adapun data personil seharusnya diproses ke dalam salah satu divisi yang khusus menangani kepegawaian (namun tidak terlepas kemungkinan untuk berada dalam sub Direktorat Diklat). Walau begitu, fisik data tersebut tersimpan dalam Pusat Data. Dengan demikian, dapat diminimalisir resiko duplikasi record yang terdapat pada masing-masing Direktorat secara terdistribusi.

4. Keuntungan Pusat Data dalam hal pengendalian dan pengawasan atas pemakaian internet secara terpusat memiliki peran sebagai pemegang kendali untuk melakukan monitoring konektivitas data komunikasi dan jaringan pada Direktorat lain yang terpisah. Pemantauan Pusat Data juga diarahkan sebagai pembuat regulasi network policy dan kebijakan dalam aspek keamanan jaringan dan komputer.

Pembatasan dinamika organisasi dalam melaksanakan fungsi-fungsinya adalah kerugian yang sifatnya masih dapat ditolerir dan tidak terlalu merugikan organisasi secara keseluruhan dan signifikan. Secara terbuka, sifat pengawasan yang dianut oleh Pusat Data sudah seharusnya dapat bergerak dinamis sesuai dengan kebutuhan direktorat, dan hal ini tetap dalam kajian evaluasi sehingga menekan kerugian yang timbul di masing-masing Direktorat.

Di sisi lain keuntungannya, Pusat Data dapat memberikan pelaporan kepada pimpinan mengenai Renstra khusus Pusat Data bagi pengembangan dan perbaikan organisasi ke arah yang lebih baik lagi.

5. Menurut saya, Pusat Keuangan tetap memiliki kepentingan untuk digitalisasi dan komputerisasi dari fungsi-fungsinya agar administrasi data yang ada lebih cepat, hemat dan akurat dibandingkan dengan cara non-digital. Pemakaian tenaga komputerisasi juga meminimalkan resiko kesalahan data input sekaligus lebih menghemat sumber daya manusia.

Untuk organisasi yang melibatkan banyak personil dan tersebar di berbagai tempat, informasi dan komunikasi menjadi suatu hal yang kritis dan penting. Puncak management ingin mengirimkan informasi dengan cepat ke seluruh jajaran bawahannya tanpa harus mengumpulkan semua bawahannya atau melalui meeting. Pihak management juga ingin mendapatkan informasi dari bawahan dengan cepat baik dalam bentuk detail maupun sudah dalam bentuk rangkuman. Data yang didapat dengan cepat tersebut bukan per bawahan melainkan sudah rangkuman atau pengabungan informasi dari semua bawahannya baik berupa laporan maupun grafik statistik (chart) untuk mendukung Sistem Informasi Pendukung Keputusan (DSS) yang dalam hal ini diperoleh melalui pemanfaatan teknologi komputerisasi dan digital.

Labels: Sistem Informasi Manajemen

Perbedaan pokok yang dapat disampaikan pada gambar slide tersebut adalah bahwa Perusahaan ”seafood” dalam transaksi operasionalnya lebih menitikberatkan pada aspek teknologi informasi. Walaupun bukanlah hal yang baru, perusahaan tersebut telah melakukan cara baru melaksanakan bisnis yaitu menggunakan metode ekonomi jejaring (networked economy) dengan internet sebagai basis operasinya. Dari sisi perkembangannya, metode ekonomi jejaring muncul sebagai tahapan evolusi dari metode konvensional sebelumnya yaitu ekonomi industrial dimana secara alamiah, lingkup perubahan yang terjadi pada kedua metode tersebut ada pada sisi kelangkaan, strategi pencarian, transaksi, komunikasi dan infrastruktur.

Perusahaan ”seafood” tersebut juga dapat disebut sebagai organisasi bisnis digital, dimana persaingan lingkungan bisnis yang kompetitif dapat menjadi salah satu penyebab pendorong perusahaan agar berevolusi kedalam perusahaan digital dengan kultur bisnis berbasis sosio-teknologi. Hal ini juga sejalan dengan digitasi atau globalisasi dalam dunia bisnis.

Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, bahwa perusahaan ”seafood” ini murni memanfaatkan sistem teknologi informasi dalam operasionalnya, dimana didalamnya terdapat tanda-tanda digitasi/globalisasi dalam bisnis, yang antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:
a. Arus kas perusahaan mengalir secara online.
b. Terdapat pertukaran data secara elektronis.
c. Point of sales dan pembayaran secara elektronis menjadi salah satu facet inti pelayanan.
d. Teknologi citra (image technology) menjadi kebutuhan operasional.
e. Perusahaan terhubungkan langsung dengan pemasok utama serta pelanggan dalam suatu tatanan.
f. Rutinitas terbebas oleh lokasi dan waktu.
g. Digunakannya jaringan internet.

Selain tersebut diatas, lingkungan bisnis Perusahaan ”seafood” tersebut juga berada dalam lingkungan bisnis dengan kondisi menyatunya badan usaha berbasis digital. Hal-hal yang mendasari adalah sebagai berikut:
a. Hubungan dipicu elektronik digital antara pelanggan, pemasok dan karyawan.
b. Proses bisnis inti tercapai melalui jejaring digital.

Model Konseptual SIM (menurut Herbert A. Simon) yang dapat digambarkan dari perusahaan tersebut adalah:




Dengan demikian, aplikasi masa depan yang harus dibangun dalam model konseptual tersebut dapat ditentukan pada aktifitas manajemen MENENGAH yaitu SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (sistem perencanaan dan penerapan rantai pemasokan). Sistem ini berguna untuk memicu perusahaan ”Seafood” untuk merencanakan dan membangun sumber-sumber untuk produksi serta membina arus produk melalui pusat-pusat distribusi dan gudang-gudangnya.

Secara umum, supply chain management juga membantu distribusi bahan jadi ke customer dan sebaliknya (returned items flow). Selain itu, system ini juga dimungkinkan untuk menentukan apa dan kapan bahan untuk diproduksi, disimpan dan dipindahkan dari dan ke gudang. Sekaligus mengkomunikasikan dan melacak permintaan, memeriksa persediaan inventori, memonitor pengiriman, merencanakan produksi sesuai dengan permintaan dan menyediakan informasi spesifikasi produk.

Supply chain management juga akan membangun apa yang dinamakan perdagangan kolaboratif. Pemanfaatan teknologi digital untuk memungkinkan banyak organisasi merancang, mengembangkan, membangun, memindahkan dan membina produknya secara kolaboratip. Meningkatkan efisiensi dlm mempercepat siklus hidup rancangan, menekan inventori yang berlebihan, meramal permintaan dan memelihara mitra dan kustomer.

Labels: Sistem Informasi Manajemen