Internet, Ekstranet & Internet serta Value Chain Sistem Informasi dalam Organisasi
Dari Bagan struktur sebuah organisasi:
1. Rantai nilai terdiri atas aktivitas nilai utama dan aktivitas nilai pendukung yang diintegrasikan oleh beberapa kaitan. Aktivitas nilai utama mencakup perolehan data administrasi, pemrosesan, serta pendistribusian yang mengidentifikasi kebutuhan dan mendapatkan informasi, dan kegiatan pelayanan yang memelihara hubungan baik dengan divisi-divisi lain yang berhubungan. Aktivitas nilai pendukung mencakup infrastruktur organisasi - pengaturan organisasional yang mempengauhi semua aktivitas utama secara umum. Selain itu ada tiga aktivitas yang dapat mempengaruhi aktivitas utama secara sendiri-sendiri atau dalam kombinasi tertentu. Model rantai nilai inilah yang menyoroti kegiatan tertentu dalam operasional organisasi dimana strategi kompetitif dan sistem informasi memiliki pengaruh yang kuat.
User relationship management berkaitan dengan pengaruh sifat antar pemakai dalam hal ini adalah pemakai pada lokasi III dengan Pusat Keuangan terhadap pemanfaatan sistem dari aspek hubungan kerja. Kepentingan yang ada diantara keduanya bisa berupa keterkaitan antara data personil dan penggajian (yang melibatkan data keuangan organisasi).
Manajemen SDM terdiri dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan, termasuk fungsi-fungsi yang dilaksanakan para Dirjen di lingkungan lokasi III dan peran yang mereka mainkan. Secara simultan, data personil tersebut juga dibutuhkan oleh Pusat Keuangan dalam hal pembayaran payroll gaji.
Kepentingan para Dirjen dalam lokasi III tetap memprioritaskan kebutuhannya dalam pengelolaan personil secara internal, sedangkan kepentingan Pusat Keuangan memiliki kewajiban untuk menyediakan informasi keuangan secara organisasional.
2. Bila masih dalam satu gedung yang sudah terkoneksi dalam LAN (Local Area Network), maka sistem yang dipakai adalah dengan solusi intranet. Bila berlainan tempat/gedung, maka untuk setup hubungan WAN (Wide Area Network) cukup dengan memanfaatkan teknologi internet. Untuk itu solusi yang dipakai adalah solusi ekstranet.
Persyaratan yang harus dipenuhi untuk model ekstranet antara lain:
a. Infrastruktur wajib yang dibutuhkan adalah komputer yang bisa terkoneksi dengan internet.
b. Infrastruktur berupa security line yang dapat diimplementasikan menggunakan VPN (Virtual Private Network) yang memvisualisasikan topologi jaringan dalam range wilayah yang luas menjadi seperti topologi lokal. Infrastruktur VPN ini juga meningkatkan aspek keamanan.
Bila tidak ditaati dari persyaratan diatas, maka resiko yang dihadapi adalah gagalnya fungsi interoperabilitas network, seperti resiko kehilangan akibat pencurian data hingga kondisi offline secara permanen.
Keuntungan dari Ekstranet :
# Informasi Akurat dan cepat
# Komunikasi antar personal dengan cepat dan akurat
# Penghematan biaya dan waktu operasional
Menghemat biaya telepon, karena pendistribusian informasi bisa dilakukan dengan sekali klik mouse komputer. Menghemat biaya tinta printing dan kertas serta biaya pengiriman, karena tak perlu mencetak laporan yang akan dikirim ke pusat. Menghemat waktu, ruang rapat dan transportasi untuk mengadaan meeting
3. Menurut saya, data dasar dari setiap fungsi dikumpulkan dari Set-A, B, C, D, F, L dan Set-Dik. Berdasar pada narasi, data pendidikan diproses pada masing-masing direktorat. Namun sebaiknya, data tersebut diproses secara tersentralisasi pada pusat Direktorat Diklat. Adapun data personil seharusnya diproses ke dalam salah satu divisi yang khusus menangani kepegawaian (namun tidak terlepas kemungkinan untuk berada dalam sub Direktorat Diklat). Walau begitu, fisik data tersebut tersimpan dalam Pusat Data. Dengan demikian, dapat diminimalisir resiko duplikasi record yang terdapat pada masing-masing Direktorat secara terdistribusi.
4. Keuntungan Pusat Data dalam hal pengendalian dan pengawasan atas pemakaian internet secara terpusat memiliki peran sebagai pemegang kendali untuk melakukan monitoring konektivitas data komunikasi dan jaringan pada Direktorat lain yang terpisah. Pemantauan Pusat Data juga diarahkan sebagai pembuat regulasi network policy dan kebijakan dalam aspek keamanan jaringan dan komputer.
Pembatasan dinamika organisasi dalam melaksanakan fungsi-fungsinya adalah kerugian yang sifatnya masih dapat ditolerir dan tidak terlalu merugikan organisasi secara keseluruhan dan signifikan. Secara terbuka, sifat pengawasan yang dianut oleh Pusat Data sudah seharusnya dapat bergerak dinamis sesuai dengan kebutuhan direktorat, dan hal ini tetap dalam kajian evaluasi sehingga menekan kerugian yang timbul di masing-masing Direktorat.
Di sisi lain keuntungannya, Pusat Data dapat memberikan pelaporan kepada pimpinan mengenai Renstra khusus Pusat Data bagi pengembangan dan perbaikan organisasi ke arah yang lebih baik lagi.
5. Menurut saya, Pusat Keuangan tetap memiliki kepentingan untuk digitalisasi dan komputerisasi dari fungsi-fungsinya agar administrasi data yang ada lebih cepat, hemat dan akurat dibandingkan dengan cara non-digital. Pemakaian tenaga komputerisasi juga meminimalkan resiko kesalahan data input sekaligus lebih menghemat sumber daya manusia.
Untuk organisasi yang melibatkan banyak personil dan tersebar di berbagai tempat, informasi dan komunikasi menjadi suatu hal yang kritis dan penting. Puncak management ingin mengirimkan informasi dengan cepat ke seluruh jajaran bawahannya tanpa harus mengumpulkan semua bawahannya atau melalui meeting. Pihak management juga ingin mendapatkan informasi dari bawahan dengan cepat baik dalam bentuk detail maupun sudah dalam bentuk rangkuman. Data yang didapat dengan cepat tersebut bukan per bawahan melainkan sudah rangkuman atau pengabungan informasi dari semua bawahannya baik berupa laporan maupun grafik statistik (chart) untuk mendukung Sistem Informasi Pendukung Keputusan (DSS) yang dalam hal ini diperoleh melalui pemanfaatan teknologi komputerisasi dan digital.
1. Rantai nilai terdiri atas aktivitas nilai utama dan aktivitas nilai pendukung yang diintegrasikan oleh beberapa kaitan. Aktivitas nilai utama mencakup perolehan data administrasi, pemrosesan, serta pendistribusian yang mengidentifikasi kebutuhan dan mendapatkan informasi, dan kegiatan pelayanan yang memelihara hubungan baik dengan divisi-divisi lain yang berhubungan. Aktivitas nilai pendukung mencakup infrastruktur organisasi - pengaturan organisasional yang mempengauhi semua aktivitas utama secara umum. Selain itu ada tiga aktivitas yang dapat mempengaruhi aktivitas utama secara sendiri-sendiri atau dalam kombinasi tertentu. Model rantai nilai inilah yang menyoroti kegiatan tertentu dalam operasional organisasi dimana strategi kompetitif dan sistem informasi memiliki pengaruh yang kuat.
User relationship management berkaitan dengan pengaruh sifat antar pemakai dalam hal ini adalah pemakai pada lokasi III dengan Pusat Keuangan terhadap pemanfaatan sistem dari aspek hubungan kerja. Kepentingan yang ada diantara keduanya bisa berupa keterkaitan antara data personil dan penggajian (yang melibatkan data keuangan organisasi).
Manajemen SDM terdiri dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan personil perusahaan, termasuk fungsi-fungsi yang dilaksanakan para Dirjen di lingkungan lokasi III dan peran yang mereka mainkan. Secara simultan, data personil tersebut juga dibutuhkan oleh Pusat Keuangan dalam hal pembayaran payroll gaji.
Kepentingan para Dirjen dalam lokasi III tetap memprioritaskan kebutuhannya dalam pengelolaan personil secara internal, sedangkan kepentingan Pusat Keuangan memiliki kewajiban untuk menyediakan informasi keuangan secara organisasional.
2. Bila masih dalam satu gedung yang sudah terkoneksi dalam LAN (Local Area Network), maka sistem yang dipakai adalah dengan solusi intranet. Bila berlainan tempat/gedung, maka untuk setup hubungan WAN (Wide Area Network) cukup dengan memanfaatkan teknologi internet. Untuk itu solusi yang dipakai adalah solusi ekstranet.
Persyaratan yang harus dipenuhi untuk model ekstranet antara lain:
a. Infrastruktur wajib yang dibutuhkan adalah komputer yang bisa terkoneksi dengan internet.
b. Infrastruktur berupa security line yang dapat diimplementasikan menggunakan VPN (Virtual Private Network) yang memvisualisasikan topologi jaringan dalam range wilayah yang luas menjadi seperti topologi lokal. Infrastruktur VPN ini juga meningkatkan aspek keamanan.
Bila tidak ditaati dari persyaratan diatas, maka resiko yang dihadapi adalah gagalnya fungsi interoperabilitas network, seperti resiko kehilangan akibat pencurian data hingga kondisi offline secara permanen.
Keuntungan dari Ekstranet :
# Informasi Akurat dan cepat
# Komunikasi antar personal dengan cepat dan akurat
# Penghematan biaya dan waktu operasional
Menghemat biaya telepon, karena pendistribusian informasi bisa dilakukan dengan sekali klik mouse komputer. Menghemat biaya tinta printing dan kertas serta biaya pengiriman, karena tak perlu mencetak laporan yang akan dikirim ke pusat. Menghemat waktu, ruang rapat dan transportasi untuk mengadaan meeting
3. Menurut saya, data dasar dari setiap fungsi dikumpulkan dari Set-A, B, C, D, F, L dan Set-Dik. Berdasar pada narasi, data pendidikan diproses pada masing-masing direktorat. Namun sebaiknya, data tersebut diproses secara tersentralisasi pada pusat Direktorat Diklat. Adapun data personil seharusnya diproses ke dalam salah satu divisi yang khusus menangani kepegawaian (namun tidak terlepas kemungkinan untuk berada dalam sub Direktorat Diklat). Walau begitu, fisik data tersebut tersimpan dalam Pusat Data. Dengan demikian, dapat diminimalisir resiko duplikasi record yang terdapat pada masing-masing Direktorat secara terdistribusi.
4. Keuntungan Pusat Data dalam hal pengendalian dan pengawasan atas pemakaian internet secara terpusat memiliki peran sebagai pemegang kendali untuk melakukan monitoring konektivitas data komunikasi dan jaringan pada Direktorat lain yang terpisah. Pemantauan Pusat Data juga diarahkan sebagai pembuat regulasi network policy dan kebijakan dalam aspek keamanan jaringan dan komputer.
Pembatasan dinamika organisasi dalam melaksanakan fungsi-fungsinya adalah kerugian yang sifatnya masih dapat ditolerir dan tidak terlalu merugikan organisasi secara keseluruhan dan signifikan. Secara terbuka, sifat pengawasan yang dianut oleh Pusat Data sudah seharusnya dapat bergerak dinamis sesuai dengan kebutuhan direktorat, dan hal ini tetap dalam kajian evaluasi sehingga menekan kerugian yang timbul di masing-masing Direktorat.
Di sisi lain keuntungannya, Pusat Data dapat memberikan pelaporan kepada pimpinan mengenai Renstra khusus Pusat Data bagi pengembangan dan perbaikan organisasi ke arah yang lebih baik lagi.
5. Menurut saya, Pusat Keuangan tetap memiliki kepentingan untuk digitalisasi dan komputerisasi dari fungsi-fungsinya agar administrasi data yang ada lebih cepat, hemat dan akurat dibandingkan dengan cara non-digital. Pemakaian tenaga komputerisasi juga meminimalkan resiko kesalahan data input sekaligus lebih menghemat sumber daya manusia.
Untuk organisasi yang melibatkan banyak personil dan tersebar di berbagai tempat, informasi dan komunikasi menjadi suatu hal yang kritis dan penting. Puncak management ingin mengirimkan informasi dengan cepat ke seluruh jajaran bawahannya tanpa harus mengumpulkan semua bawahannya atau melalui meeting. Pihak management juga ingin mendapatkan informasi dari bawahan dengan cepat baik dalam bentuk detail maupun sudah dalam bentuk rangkuman. Data yang didapat dengan cepat tersebut bukan per bawahan melainkan sudah rangkuman atau pengabungan informasi dari semua bawahannya baik berupa laporan maupun grafik statistik (chart) untuk mendukung Sistem Informasi Pendukung Keputusan (DSS) yang dalam hal ini diperoleh melalui pemanfaatan teknologi komputerisasi dan digital.
Labels: Sistem Informasi Manajemen
This entry was posted by Eko Wahyudiharto, on
Wednesday, May 6, 2009.
You can leave your response.
